Corona – behoorlijk bestuur

De uitbraak van het corona virus heeft allerhande gevolgen, uiteraard in de eerste plaats op vlak van onze gezondheid maar  toch ook zéér drastisch op het vlak van de economie en het ondernemingswezen.

In het dagelijks beheer van de onderneming dient men naar alternatieven te zoeken onder meer op het gebied van organisatie, veiligheid- en preventie, communicatie, interne besluitvorming enz.

Bestuurders moeten zich hiervan goed bewust zijn, zodat zij op een gepaste wijze hieraan gevolg kunnen geven. Zij moeten namelijk ook in deze moeilijke tijd optreden als een behoorlijk bestuurder om enige aansprakelijkheid te voorkomen. Het zijn immers de bestuurders (en niet de aandeelhouders) die instaan voor het dagelijks beheer van de onderneming.

Besluitvorming

Net nu er in deze tijden essentiële beslissingen en maatregelen dienen te worden genomen, zorgt het samenscholingsverbod ervoor dat het voor bestuurders en aandeelhouders onmogelijk wordt om fysiek samen te komen en belangrijke beleidsbeslissingen te nemen.

Het is belangrijk om eerst na te gaan wat er in de statuten op het vlak van besluitvorming werd bepaald.
Terwijl het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) hierin heel wat flexibiliteit biedt, zijn er nog heel wat vennootschappen die onder de oude wetgeving vallen.

In het laatste geval bevestigen de statuten vaak de strengere bepalingen van het Wetboek van vennootschappen (vb. rond schriftelijke besluitvorming in een naamloze vennootschap) en zijn deze nog niet aangepast naar de meer flexibele vorm van vergaderen en stemmen.

Om daaraan tegemoet te komen, zou de federale regering werken aan een koninklijk besluit dat vennootschappen toelaat met schriftelijke stemmen of een elektronische beraadslaging te werken, zelfs als hun statuten dat niet toelaten. Zodra dit besluit er is, berichten wij u verder in een aparte mailing.

Jaarlijkse algemene vergadering

Eveneens zou in het te verwachten besluit opgenomen worden dat de algemene vergadering bij uitzondering door de corona crisis met 10 weken kan worden uitgesteld.  Het juist naleven van de timing overeenkomstig de statuten en de wet blijft echter wel een verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en dit  op straffe van bestuurdersaansprakelijkheid.

Net nu, in deze tijd, zullen héél wat jaarlijkse algemene vergaderingen gehouden worden voor boekjaren die eindigen op 31 december 2019. Het bestuursorgaan moet in elk geval melding maken van deze corona crisis als een gebeurtenis na balansdatum in het jaarverslag en de jaarrekening. Deze gebeurtenis heeft immers bij zo goed als alle ondernemingen een impact op de vooruitzichten voor het volgende boekjaar.

Risicoanalyse 

In deze financieel moeilijke tijden in het uiterst belangrijk dat het bestuur een risicoanalyse doet waarbij ze reflecteert over de rendabiliteit, solvabiliteit en continuïteit van de onderneming, vooral indien deze vóór de corona-uitbraak reeds financiële moeilijkheden had.

Onder het WVV hebben de bestuurders namelijk de verplichting om te beslissen over de te nemen maatregelen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van twaalf maanden te vrijwaren indien die in het gedrang zou komen door gewichtige en overeenstemmende feiten. Het is dus aan te raden om een goeie cash flow planning op te maken en hier ook de nodige conclusies uit te trekken.

De controle op de continuïteit gebeurt op basis van de zogenaamde liquiditeitstest zoals die ook wordt gehanteerd bij uitkeringen aan aandeelhouders of tantièmes.

Miskenning van deze wettelijke verplichting door het bestuur is op straffe van hoofdelijke en zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid voor alle daaruit voortvloeiende schade.

Alarmbelprocedure

In een BV dient het bestuur maatregelen te nemen indien zij vaststelt dat het netto-actief van de vennootschap negatief is of dreigt te worden, of indien de vennootschap, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, niet in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden.
Ingeval van een  NV dient het bestuur actie te ondernemen als het netto-actief daalt beneden de helft van het maatschappelijk kapitaal, en opnieuw indien het daalt beneden 1/4de daarvan.

Op straffe van bestuurdersaansprakelijkheid moet het bestuur binnen deze procedure de algemene vergadering binnen de twee maanden samenroepen en aan deze voorstellen om ofwel de vennootschap te ontbinden ofwel de vennootschap verder te zetten, samen met de omschrijving in een bijzonder verslag van specifieke herstelmaatregelen.

Wrongful trading

Bovendien indien het bestuur beslist de activiteiten van de vennootschap verder te zetten wanneer een faillissement onvermijdelijk is, kan zij onder het Wetboek Economisch recht persoonlijk al dan niet hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor ‘wrongful trading’ voorafgaand aan het faillissement. Deze aansprakelijkheid kan oplopen tot de totaliteit of een gedeelte van de schulden van de vennootschap ten belope van het tekort jegens de faillissementsboedel.

Verslaggeving 

Wij wensen nogmaals het belang van passende en correcte verslaggeving zowel in voormeld kader als in het algemeen te benadrukken teneinde enige aansprakelijkheid te voorkomen. Er zijn immers héél wat verplichtingen die door de bestuurders van een onderneming moeten opgevolgd worden.

Wij helpen u graag bij het vervullen van de juiste formaliteiten en opstellen van de juiste verslaggeving.